I. Zasady ogólne dotyczące gromadzenia danych i dokumentów od kandydatów do pracy i pracowników:

1. Dane osobowe, jakich podania można wymagać od kandydata do pracy oraz od pracownika, w tym m.in.
• dane dotyczące niekaralności,
• dane zawarte w dowodzie osobistym,
2. Dokumenty, których przedstawienia można wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w tym kwestia:
• zdjęć i referencji,
• dokumentów, których przedstawienie pozostaje w interesie pracownika (dokumenty od osoby wyznającej inną religię i pragnącej obchodzić swoje święta religijne, dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy, dokumenty potwierdzającego stopień niepełnosprawności, dokumenty potwierdzające status weterana, dokumenty potwierdzające wykształcenie),
3. Problematyka spóźnionego doniesienia dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i inne uprawnienia pracownicze,
4. Orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku, w tym:
• badania dla pracowników prowadzących samochód w celach służbowych,
• badania dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pozwalające na pracę w dłuższych normach czasu pracy,
5. Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników, w szczególności:
• kwestia: porządku chronologicznego,
• zasady numerowania dokumentów gromadzonych w aktach osobowych,
• zasady sporządzania wykazu dokumentów (spisu treści),
• zasady zbierania przede wszystkim odpisów i kopii dokumentów.

II. Dokumenty umieszczane w aktach osobowych dotyczące dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności:

1. Zasady dokumentowania zawarcia umowy o pracę:
• pisemna umowa o pracę (data zawarcia umowy, a data rozpoczęcia pracy przez pracownika),
• zmiany dotyczące zasad nawiązywania umów na czas określony,
• pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, planowane zmiany w tym zakresie służące ułatwieniu kontroli legalności zatrudnienia przez PIP,

2. Dokumenty dodatkowo potwierdzające warunki zatrudnienia:
• zakres czynności,
• umowa o zakazie konkurencji,
• informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia,
• dodatkowe informacje w razie zatrudnienia w formie telepracy,

3. Dokumenty gromadzone w związku z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich,
4. Dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną pracownika:
• potwierdzające powierzenie mienia),
• zakaz posługiwania się wekslem (planowane zmiany przepisów),
5. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
6. Dokumentacja związana ze zwalnianiem pracownika od pracy, np. w celu oddania krwi, czy na wezwanie np. sądu oraz zasady zwalniania pracownika od pracy w razie choroby niani, z którą rodzina zawarła umowę uaktywniającą, dziennego opiekuna dziecka albo w razie nieprzewidzianego zamknięcia klubu dziecięcego,

III. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, gromadzone w części C akt osobowych, w tym:


1. Dokumenty tworzone przy rozwiązywaniu umów o pracę, w szczególności:
• oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu lub zwolnieniu pracownika,

• zmiany dotyczące wypowiadania umów o pracę zawartych na czas określony,

• notatka z udziału świadka we wręczaniu oświadczenia woli,

• zasady prawidłowego doręczania oświadczeń woli pracownikowi,
2. Dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika:
• zasady prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy,
• zasady doręczania świadectwa pracy,

• zasady sporządzania odpisu (duplikatu) świadectwa pracy,

IV. Dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej, gromadzone w części D akt osobowych

• rodzaj tworzonych dokumentów,
• praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników),

V. Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).

• rodzaj tworzonych dokumentów,
• praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników),

VI. Ochrona danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w szczególności, obowiązki pracodawcy jako administratora danych wobec pracowników przetwarzających dane innych osób, w tym:


• nadanie upoważnienia do przetwarzania danych – omówienie wzoru upoważnienia, zasady prowadzenia ewidencji takich osób, nadanie identyfikatora;
• możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi np.: biuru rachunkowemu.

VII. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym:


• okres przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• wybór miejsca przechowywania,
• postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku upadłości bądź likwidacji pracodawcy
• kogo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
• kiedy stosujemy skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat) obowiązkowo, a kiedy dobrowolnie?

Krzysztof Stucke

Ekspert z dziedziny prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz ochrony danych osobowych. Prawnik. Absolwent wydziału prawa w Europejskiej Wyższej Szkole Prawa i Administracji w Warszawie. Od ponad 20 lat specjalizuje się w zagadnieniach związanych z szeroko rozumianym obszarem prawa pracy ubezpieczeń społecznych, ochrony danych osobowych oraz mediacji sądowych.