Rozliczenie czasu pracy

Bardzo prosimy o przedstawienie opinii w zakresie udzielania pracownikowi dnia wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Sytuacja jest następująca: pracownik jest zatrudniony na pełen etat w równoważnym czasie pracy okres rozliczenia 3 miesiące.

W miesiącu październiku 2012r. pracował w godzinach nadliczbowych wg poniższego wykazu. Jako sposób rozliczenia wskazał odbiór nadgodzin na dzień 23.11.2012r. wg poniższego wykazu. Pracownik w okresie od 19.11.2012r. do 23.11.2012r. ma zarejestrowaną nieobecność z tytułu choroby (zwolnienie lekarskie). Czy w związku z brakiem możliwości odebrania godzin nadliczbowych przez pracownika we wskazanym przez niego terminie powinniśmy mu umożliwić odbiór w innym dniu, czy skoro nie mógł korzystać z dnia wolnego, powinniśmy zapłacić mu za te nadgodziny?

Odbiór czasu wolnego stanowi rekompensatę za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych. Jednak pracownik nie ma obowiązku składania wniosku o udzielnie czasu wolnego od pracy za pracę w godzinach nadliczbowych. Wówczas pozostaje wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe, albo udzielenie czasu wolnego z inicjatywy pracodawcy bez wniosku pracownika.

W każdym przypadku, gdy dochodzi do udzielenia czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi nie przysługuje dodatek za pracę  w godzinach nadliczbowych.

W opisanej sytuacji mamy do czynienia zapewne z pisemnym wnioskiem pracownika, który zgodnie z § 8a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) musi zostać dołączony do karty ewidencji czasu pracy pracownika. W przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej należy dopuścić przechowywanie powyższych wniosków w oddzielnym zbiorze (segregatorze).

Jak wykazano w załączonej powyżej tabeli, w październiku 2012r. pracownik ośmiokrotnie przekraczał dobową normę czasu pracy. Suma godzin nadliczbowych w okresie 8 – 23 października 2012r. wynosiła 8 godzin.

Nieudzielenie pracownikowi czasu wolnego w październiku 2012r. powinno spowodować wypłacenie zwiększonego normalnego wynagrodzenia o dodatkowe 8 godzin, bez prawa do dodatku za godziny nadliczbowe.

Natomiast udzielenie czasu wolnego w listopadzie (23 listopada 2012r.) powinno spowodować, że wynagrodzenie za ten miesiąc powinno być zmniejszone, gdyż pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany, o ile przepisy prawa pracy nie stanowią inaczej (art. 80 k.p.).

Pracodawca postąpił prawidłowo akceptując wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w dniu 23 listopada 2012r. Czas pracy w listopadzie powinien być zmniejszony o 8 godzin, jak wyżej zaznaczono, bez zachowania prawa do wynagrodzenia.

Ponieważ pracownik w okresie 19 – 23 listopada 2012r. stał się niezdolny do pracy wskutek choroby, należy zastanowić się, czy pracodawca w powyższej sytuacji udzielił pracownikowi czasu wolnego od pracy, a jeżeli nie, czy jest obowiązany do udzielenia czasu wolnego w innym terminie. Należy zauważyć, że brak udzielonego czasu wolnego powoduje przywrócenie obowiązku wypłaty dodatku za godziny nadliczbowe.

W opisanej sytuacji należy przyjąć, że pracodawca akceptując wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w dniu 23 listopada 2012r. udzielił pracownikowi czasu wolnego, gdyż zmniejszył w listopadzie liczbę godzin pracy o 8 godzin. Po stronie pracownika nie występuje roszczenie wobec pracodawcy o udzielenie czasu wolnego w innym terminie.

Należy zauważyć, że jeżeli w innym przykładu pracownik z systemu równoważnego czasu pracy skorzystał z urlopu wypoczynkowego w okresie 21 – 27 listopada 2012r. gdzie przewidziano następujący rozkład czasu pracy:

• 21 i 22 listopada praca po 8 godzin,
• 23 listopada czas wolny za godziny nadliczbowe,
• 24 i 25 listopada dni wolne od pracy oraz
• 26 i 27 listopada praca po 10 godzin,

– urlop wypoczynkowy liczony byłby tylko na dni pracy 21, 22, 26 i 27 listopada 2012r. Zarówno 24 i 25 listopada jako dni wolne od pracy, jak również 23 listopada nie mogłyby stanowić wykorzystywanego urlopu, ponieważ nie były to dni pracy pracownika. Nawet wówczas, gdy pracownik i pracodawca nie wiedzieli, że wykorzystywany będzie urlop w okresie, w którym został udzielony pracownikowi czas wolny za godziny nadliczbowe, nie zostanie ponownie wyznaczony pracownikowi do odbioru czasu wolny w innym terminie. Przyjąć należy, że czas wolny, zgodnie z art. 151² k.p., został pracownikowi  udzielony prawidłowo.

Tą samą zasadę należy zastosować w opisywanej w pytaniu sytuacji, czyli przyjąć, że czas wolny został pracownikowi udzielony, mimo że przypadał on w późniejszym czasie na niezdolność do pracy spowodowaną chorobą pracownika. Zarówno pracodawca, jak i pracownik uzgadniając termin udzielenia czasu wolnego nie wiedzieli, że w tym czasie przypadać będzie okres niezdolności do pracy. Termin udzielenia czasu wolnego wyznaczony był prawidłowo, bez konieczności wprowadzania korekty w rozkładzie czasu pracy.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik pracujący w normalnym czasie pracy, np. od poniedziałku do piątku po 8 godzin, korzystać będzie z urlopu wypoczynkowego lub zachoruje w okresie wtorek – poniedziałek w następnym tygodniu. Pracodawca nie dokona żadnej korekty wyznaczonego dnia wolnego od pracy, tj. soboty na inny dzień przypadający poza urlopem lub zwolnieniem lekarskim od pracy.

Ustawodawca w przepisach nie przewidział obowiązku pracodawcy dokonywania zmiany terminu udzielanego czasu wolnego od pracy za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli na okres wyznaczonego czasu wolnego przypadać będzie niezdolność do pracy spowodowana chorobą pracownika lub członka rodziny pracownika. Pracownik w tym czasie nie wykonywał pracy, czyli korzystał z czasu wolnego od pracy.

Ponieważ jak ustalono powyżej doszło do udzielenia czasu wolnego od pracy, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty dodatku za przepracowane godziny nadliczbowe.

Dokonując rozliczenia przepracowanego czasu w 3 miesięcznym okresie rozliczeniowym, nie można pomniejszyć wymiaru czasu pracy o godziny pracy przypadające na dzień 23 listopada 2012r. ponieważ pracownik w tym dniu zwolniony był z obowiązku wykonywania pracy. Gdyby pomniejszyć wymiar o planowane na etapie tworzenia harmonogramu godziny pracy w tym dniu, to nastąpiłoby przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, co skutkowałoby obowiązkiem wypłaty dodatku 100% za godziny nadliczbowe. Należy przyjąć, że 8 godzin planowanej pracy w dniu 23 listopada nie stanowią usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, a tym samym nie pomniejszają wymiaru czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym.

Pracownik nie ma prawa do czasu wolnego w innym terminie, ani też do dodatku za przepracowane godziny nadliczbowe.

Podstawa prawna:

• art. 80, 130 § 3, 151² k.p.

Zygmunt Stanisławski

3 stycznia 2013r.