Wynagrodzenie chorego pracownika, który wykonywał pracę w dni wolne od pracy

Pracownica naszego zakładu pracy została objęta 12 miesięcznym okresem rozliczeniowym 01.01.2014r. do 31.12.2014r. Od dnia 19.06.2014r. przebywa na zwolnieniu lekarskim w ciągłości do 17.12.2014r. Lekarz wystawił zaświadczenie lekarskie przekraczające ustawową ilość dni z prawem do zasiłku chorobowego. Prawidłowy okres zasiłkowy kończy się w dniu 2 grudnia 2014r.

Pracownica pracuje w normalnym systemie czasu pracy, w tym również w dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy w niedziele i święta.

W związku z tym do dnia 19.06.2014r. przysługiwało jej 6 dni wolnych z pięciodniowego tygodnia pracy, które zwyczajowo są udzielane po sezonie letnim, czyli listopad – grudzień. W jej przypadku w grafiku zostały zaplanowane w okresie od 01.12.2014r. Sytuacja nieco się skomplikowała ponieważ okazało się, że 182 dni okresu zasiłkowego kończy 02.12.2014r. Pracownica złożyła też wniosek o świadczenie rehabilitacyjne.

Jeżeli ZUS przyzna świadczenie od 03.12.2014r. czy w karcie ewidencji czasu pracy mogę wpisać że dni 1,2,3,4,5,8.12.2014r. są dniami wolnymi od pracy z pięciodniowego tygodnia pracy.

Czy należy wpisać do karty ewidencji czasu pracy chorobowe i świadczenie rehabilitacyjne, czy samo chorobowe, skoro jesteśmy w posiadaniu zwolnienia lekarskiego do 17.12.2014r. a za te
6 dni mimo ich zaplanowania wypłacić nadgodziny. Grafik został na listopad i grudzień podany do wiadomości pod koniec października?

Prosimy o wyjaśnienie, w jaki sposób należy rozliczyć czas pracy pracownicy, która zapewne nie powróci do pracy po zwolnieniu lekarskim. Czy za godziny przepracowane w soboty wypłacić dodatek 100%?

Obowiązkiem pracodawcy jest przekazać pracownikom, których rozkład czasu pracy nie przewiduje pracy w stałych dniach lub godzinach, informacji o planowanych dniach i godzinach pracy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy może to nastąpić poprzez stworzenie harmonogramu czasu pracy na cały okres rozliczeniowy lub okres krótszy, nie mniejszy niż 1 miesiąc, a w stosunku do pracowników instytucji kultury i pewnej części kierowców nie mniejszy niż 2 tygodnie.

Fakt przekazania pracownikom w październiku 2014r. informacji o rozkładzie czasu pracy
w listopadzie i grudniu 2014r., czyli na okres najbliższych 2 miesięcy, nie oznacza, że musi to być zasadą, jaką stosuje pracodawca. Okres, na który sporządza harmonogram czasu pracy, może być różny, musi jednak spełniać wymogi okresu minimalnego.

Jeżeli przyjąć, że praca wykonywana jest na danym stanowisku przez 7 dni w tygodniu, to opracowując harmonogram na wcześniejsze miesiące okresu rozliczeniowego, tj. przed 19 czerwca 2014r., pracodawca miał prawo zaplanować pracę nie tylko w soboty, ale także w niedziele i święta, gdyż możliwość taką przewiduje art. 151¹⁰ k.p. , a sobota nie musi być dla wszystkich pracowników dniem wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Przepisy zakładowe powinny również przewidywać, że dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy wyznaczane są pracownikom, którzy wykonują normalną pracę w takie dni,
w opracowanych i podawanych do wiadomości pracowników harmonogramach. Jeżeli praca w te dni nie wynika z realizacji normalnych potrzeb pracodawcy, zastosowanie znajduje przepis art. 151³ k.p., który z uwagi na wystąpienie np. szczególnych potrzeb pracodawcy, zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi w zamian innego dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego,
w terminie z nim uzgodnionym.

Co do zasady, praca w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy nie może być planowana (art. 151³ k.p.), gdyż powinny to być dni wolne od pracy. Praca w takie dni może być jednak planowana dla pewnych grup pracowniczych, o ile harmonogram czasu pracy wskazywać będzie dla nich inne dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Zakładając, że pracownica do 18 czerwca 2014r. realizowała w soboty normalne potrzeby pracodawcy, należy przyjąć, że były to normalne dni pracy pracownicy, która w okresie rozliczeniowym, na podstawie ustalonego rozkładu czasu pracy, mogła skorzystać wcześniej z innych dni wolnych od pracy lub, jak to w przesłanego pytania wynika, miała skorzystać z dni wolnych w terminie późniejszym.

Należy uznać, że pracodawca, na podstawie opracowanego harmonogramu,  w pewnych miesiącach dłuższego okresu rozliczeniowego, może zatrudniać pracownika w większej liczbie dni pracujących, zmniejszając odpowiednio liczbę dni pracy w późniejszym okresie przyjętego okresu rozliczeniowego, gwarantując tym samym, że liczba dni wolnych nie będzie mniejsza niż to przewiduje art. 147 k.p. Przy stałym miesięcznym wynagrodzeniu, pracownik otrzyma taką samą kwotę wynagrodzenia.

Planując pracę po 18 czerwca 2014r. pracodawca powinien wziąć pod uwagę fakt, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim oraz to, że nie jest znany termin podjęcia pracy po zakończeniu niezdolności do pracy. Brak bieżącego planowania pracy nieobecnemu z powodu choroby pracownikowi, mogłoby spowodować, że podejmując pracę po zwolnieniu lekarskim, można by
w sposób w zasadzie nie kontrolowany, ustalać ilości dni i godzin pracy pracownika. Brak informacji
o liczbie planowanych godzin w okresie korzystania ze zwolnienia lekarskiego, mógłby spowodować nieuzasadnione zawyżenie liczby godzin pracy po zakończeniu zwolnienia lekarskiego. Wobec braku ustalonego w czasie zwolnienia lekarskiego rozkładu czasu pracy, można by również twierdzić, że
w okresie zwolnienia lekarskiego zostały pracownikowi udzielone dni wolne od pracy, jako rekompensata za pracę wykonywaną w dniach wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Przekazując pracownikom rozkład czasu pracy, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, pracodawca nie może w nim pominąć pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, gdyż
w przeciwnym razie nie można byłoby ustalić dni i liczby godzin pracy w pozostałym okresie trwającego okresu rozliczeniowego, po odzyskaniu przez pracownika zdolności do pracy. Żaden przepis nie zwalnia pracodawcy z planowania rozkładu czasu pracy chorego pracownika. Wręcz przeciwnie, zgodnie z art. 130 § 3 k.p. wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z art. 129 k.p., ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że niezależnie od długości okresu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, harmonogram musi wskazywać dni i godziny pracy m.in. chorego pracownika. Gdyby tego nie zrobić, to pracodawca
i pracownik nie wiedzieliby, czy następnego dnia po zakończonym zwolnieniu lekarskim pracownik ma obowiązek przystąpić do pracy, czy też po zakończonym zwolnieniu lekarskim, następują dni wolne od pracy, a ponadto z jakiego tytułu byłyby to dni wolne od pracy.

Jeżeli przyjąć, że praca w soboty, w które pracownica wykonywała pracę, były planowane
w ramach ustalonego na okres 12 miesięcy okresu rozliczeniowego, pracodawca może wskazać po dniu 18 czerwca 2014r. inne dni wolne od pracy, które niekoniecznie muszą występować po zakończonym okresie niezdolności pracy. Nie można wykluczyć, że w okresie 182 dni uprawniających początkowo do wynagrodzenia chorobowego, a następnie do zasiłku chorobowego, wskazane zostaną na etapie planowania dni wolne, które łącznie z innymi dnia wolnymi od pracy, pozwolą na zaplanowanie pracy nie przekraczającej wymiaru czasu pracy. Nie ma przepisu, który zakazywałby takiego planowania pracy, o którym mowa. Dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy planuje pracodawca w ramach swoich uprawnień pracodawcy zobowiązanego do tworzenia rozkładów czasu pracy. Nie można oczywiście wykluczyć również sytuacji, gdy dni wolne, o których mowa, przypadałyby po zakończeniu całego okresu zasiłkowego, tj. po 2 grudnia 2014r., ale przed końcem okresu rozliczeniowego (31 grudnia 2014r.).

Jeżeli pracodawca nie rozwiąże stosunku pracy z pracownikiem przed końcem 12 miesięcznego okresu rozliczeniowego, pracodawca obowiązany jest wyznaczyć dni wolne od pracy w prawidłowej liczbie, co nie powinno spowodować przekroczenia wymiaru czasu pracy obliczonego na dany okres rozliczeniowy. Pracodawca wskaże samodzielnie w ustalonym harmonogramie odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy w listopadzie lub grudniu 2014r.  Pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika na wyznaczenie dni wolnych od pracy, tak jak nie musiał współpracować z pracownikiem wskazując mu dni pracy w soboty, które jak przyjęto, nie stanowiły dla pracownika dni wolne od pracy.

Inaczej jednak przedstawia się sytuacja, gdy praca w soboty nie była wcześniej planowana,
a jednocześnie dni te stanowiły dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jak wskazano wcześniej, praca w takie dni może być zlecana w wyjątkowych sytuacjach, o których mowa w art. 151 § 1 zd. 2 k.p., np. w przypadku wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy. W takim przypadku zastosowanie ma art. 151³ k.p., który zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego w zamian, do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Z powyższego wynika, że nie może pracodawca jednostronnie wskazać pracownikowi innych dni wolnych od pracy, jeżeli pracownik wykonywał taką pracę poza ustalonym wcześniej rozkładem czasu pracy. Bez wyrażonej zgody pracownika na udzielenie dni wolnych od pracy, pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o wyznaczeniu innych dni wolnych od pracy. Zakładając, że pracodawca nie uzyskał zgody pracownika na udzielenie dni wolnych od pracy oraz w dniach dodatkowo przepracowanych nie doszło do przekroczenia dobowej normy czasu pracy, pracownikowi przysługiwać powinno dodatkowo wynagrodzenie normalne za wykonaną pracę, natomiast z chwilą zakończenia okresu rozliczeniowego, pracownik powinien nabyć prawo do dodatku 100% za pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Nie posiadając wiedzy na temat ilości godzin pracy (łącznie z godzinami usprawiedliwionej nieobecności w pracy), zakończenie okresu rozliczeniowego przed dniem 31 grudnia 2014r. w trybie porozumienia stron, wypowiedzenia lub bez wypowiedzenia w trybie art. 53 k.p. może zmienić sytuację o tyle, że obliczony na nowo wymiar czasu pracy przypadający na skrócony okres rozliczeniowy:

• nie musi zostać przekroczony (pomimo dodatkowej pracy w „wolne soboty”), łączna liczba godzin pracy może być równa wymiarowi czasu pracy obliczonemu na okres 1 stycznia do dnia ustania zatrudnienia,
• ilość godzin pracy może być mniejsza niż „nowy” wymiar czasu pracy lub
• może dojść do przekroczenia „nowego” wymiaru czasu pracy i tym samym wystąpić może praca w godzinach nadliczbowych.

W przesłanego pytania wynika, że pracownica do dnia 18 czerwca 2014r. przepracowała dodatkowo 6 dni wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, za które nie odebrała dni wolnych od pracy, ponieważ z uwagi na chorobę stała się niezdolną do pracy. Złożony wniosek
o wypłatę świadczenia rehabilitacyjnego wskazuje również na brak zamiaru podjęcia pracy przez pracownicę.

Należy zauważyć, że pracodawca, pomimo trwającej w dalszym ciągu niezdolności pracownika do pracy, przez okres 3 miesięcy pobierania świadczenia rehabilitacyjnego nie może rozwiązać bez wypowiedzenia stosunku pracy. Pomimo zakończenia okresu wypłaty zasiłku chorobowego (2 grudnia 2014r.)  pracownica w czasie pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, nadal będzie pozostawała
w zatrudnieniu, jeżeli Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyzna prawo do świadczenia rehabilitacyjnego.

Planując normalną pracę w soboty przed 19 czerwca 2014r. pracodawca może i musi wskazać do 31 grudnia 2014r. inne dni wolne od pracy. Jeżeli w opracowanym na okres listopad – grudzień 2014r. harmonogramie wskazał, że dni wolne od pracy zostają pracownicy udzielone od dnia 1 grudnia 2014r., należy uznać to za zgodne z przepisami, gdyż dni te muszą zostać udzielone do 31 grudnia 2014r., aby nie doszło do przekroczenia wymiaru czasu pracy obliczonego na okres 12 miesięcy.

Zakończenie pobierania zasiłku chorobowego w dniu 2 grudnia 2014r. nie stoi na przeszkodzie wyznaczenia w ten sposób dni wolnych od pracy w ramach obowiązującego pracownicę wymiaru czasu pracy. Spowoduje to, że nie wystąpi przekroczenie wymiaru czasu pracy, a tym samym praca
w godzinach nadliczbowych. Z uwagi na rodzaj wypłacanego pracownicy wynagrodzenia (stałe miesięczne wynagrodzenie), w grudniu 2014r. otrzyma jedynie zasiłek chorobowy za dwa dni kalendarzowe (1 i 2 grudnia) oraz ewentualnie (jeżeli zostanie przyznane) świadczenie rehabilitacyjne. Jeżeli nie uzyska prawa do świadczenia rehabilitacyjnego otrzyma w grudniu jedynie zasiłek chorobowy za dwa dni kalendarzowe zwolnienia od pracy, mimo, że pracodawca dysponuje zaświadczeniem lekarskim stwierdzającym niezdolność pracownicy do pracy w okresie do 17 grudnia 2014r. Pracownica nie będzie uprawniona do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Skoro należy zaplanować pracownicy w tych miesiącach dni i godziny pracy (w celu pomniejszenia wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym), to nie może to pozostawać bez związku z dniami wolnymi od pracy, które również należy planować w tym samym okresie, który obejmuje harmonogram.

Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o chorobie pracownika do dnia 2 grudnia 2014r. oraz ewentualnie o dalszej niezdolności pracy w okresie pobierania świadczenia rehabilitacyjnego. Należy wykazać w dalszym ciągu chorobę pracownika, mimo zmiany rodzaju wypłacanego świadczenia z zasiłku chorobowego na świadczenie rehabilitacyjne. Jeżeli pracownica nie uzyska prawa do świadczenia rehabilitacyjnego, okres po dniu 2 grudnia 2014r. powinien być traktowany jako usprawiedliwiony niepłatny, do dnia rozwiązania stosunku pracy, o ile przed rozwiązaniem umowy o pracę, pracownica nie zgłosi gotowości podjęcia pracy.

Jeżeli praca w soboty była wykonywana poza ustalonym rozkładem czasu pracy, pracodawca bez zgody pracownika, na wykorzystanie dni wolnych do 31 grudnia 2014r. nie może jednostronnie wskazać dni wolnych od pracy. W celu udzielenie dni wolnych od pracy, w związku z art. 151³ k.p., pracodawca potrzebuje zgoda pracownika. Brak zgody spowoduje przekroczenie wymiaru czasu pracy w 12 miesięcznym okresie rozliczeniowym, a to skutkować musi pojawieniem się godzin nadliczbowych z prawem do dodatku 100% na podstawie art. 151¹ § 2 k.p. za tyle godzin, ile pracownica przepracowała dodatkowo w soboty.

Podstawa prawna:

• art. 130 § 3, art. 147, art. 151¹ § 2 oraz 151³ k.p.

Zygmunt Stanisławski

28 listopada 2014r.